こんにちは！sento.groupの和島です。
Excelの転記作業や資料探しにうんざりした経験はありませんか？
無駄な業務を自動化したい！と考えていても、実際に何から取り組めばいいのかわからない…という方は多いですよね。
プロセスオートメーションはコスト削減と生産性の向上に抜群の効果を発揮します。この技術は、製造業だけでなく、サービス業やオフィス業務など、あらゆる業種において活用が可能です。
この記事では、プロセスオートメーションの基本的な仕組みや導入のメリット、具体的な事例について解説していきます。ぜひプロセスオートメーションの導入を検討してみてください！
目次
１.プロセスオートメーションの概要
プロセスオートメーションとは
プロセスオートメーションとは、複雑な作業を自動化し、スピードや効率を高める技術のことです。業務効率化のために行われる複数の処理を繋げる作業を、データベースやプログラムを用いて自動化することで実現します。
例えば、メールサーバーから受信したメールの読み込みと送信処理を行う場合、受信したメールを解析し、必要な処理を行い送信先にメールを送信する作業を繰り返す必要があります。プロセスオートメーションを用いると、それらの処理を自動的に行うことが可能です。また、データベースとの連携を行うことにより、データを活用したアプリケーション開発やワークフローの効率化へとつながる可能性もあります。
データベースとプロセスオートメーションの親和性が高い理由
データベースとプロセスオートメーションの親和性が高い理由は、データベースとプロセスオートメーションを組み合わせることでデータの管理と統合やデータの可視化の効果が倍増するからです。
データベースは、業務で使用する様々なデータを管理することができます。プロセスオートメーションでは、業務で使用するデータを自動的に処理するためデータの管理と統合が必要不可欠です。データベースを活用することで、プロセスオートメーションで必要なデータを一元管理し複数の業務で共有することができます。
また、データベースは、データの検索や分析がしやすく複数の業務で共有することができます。プロセスオートメーションでは、自動化された業務プロセスをリアルタイムで可視化することができます。データベースとプロセスオートメーションを組み合わせることで、業務プロセスの可視化がより正確に行えます。
2.プロセスオートメーションの導入による効果
データベースとプロセスオートメーションの組み合わせによってできることを3つ紹介します。
データの一貫性を保持
データベースは、データを一元管理することでデータの重複や矛盾を防ぐことができます。データベースにプロセスオートメーションを組み合わせることで、データの入力や更新が自動的に行われるため、データが正確に蓄積されるようになります。
業務効率の向上
データベースにプロセスオートメーションで入力を自動化することで、Excelの転記作業などの手間のかかる反復作業がなくなり業務が効率化することができます。また、人為的なミスの可能性を減らすことで生産性を向上させます。その結果、他の重要な業務に時間を割くことができるようになるでしょう。
情報の可視化と共有
データベースは、膨大な量の情報を保存・管理するための便利なツールです。それを利用することで、データに素早くアクセスし、可視化することができます。プロセスオートメーションと組み合わせることで、異なる部門間でより簡単かつ効率的に情報を共有し、コミュニケーションと協働を容易にします。
つまり、データベースとプロセスオートメーションの組み合わせは、データの正確性の向上、業務の効率化、情報の透明性確保などさまざまな効果を発揮するのです。
3.よくあるプロセスオートメーションの機能
具体的にはどのような機能があるのでしょうか？
よくあるプロセスオートメーションの機能を6つ紹介します。
メール自動送信
gmailとデータベースを接続させることで、特定の条件が満たされた場合に自動でメールを送信することができます。たとえば、リードが新規追加された場合にそのリードに自動的にウェルカムメールを送信することができます。
Slack通知
Slackとデータベースを接続することで、データベースに新しいレコードが追加されたときや特定の条件が満たされたときに通知を受けることができます。
例えば、新しいタスクが割り当てられたときにSlackの特定のチャンネルに通知することができます。さらに、タスクの割り当てを自動化して、適切な担当者にタスクを自動的に割り当てることもできます。
データ分析
データベース内で計算機能を使用すると、データベース内のある値に基づいて自動的に計算されるシートを作成できます。たとえば、HPからのお問い合わせ数や面談の申請数を自動で計算し、月ごとの推移をグラフ化して出力することも出来ます。
カレンダー同期
Googleカレンダーとデータベースを統合することで、データベース上のスケジュールとGoogleカレンダーを同期することができます。たとえば、データベース上のイベントをGoogleカレンダーに自動的に追加することができます。
スプレッドシート作成
Google Sheetsとデータベースを統合することで、データを自動的にGoogle Sheetsにエクスポートすることができます。これによりデータを簡単に共有することができるので、Google Sheetsで作業する必要がある場合に便利です。
ワークフロー自動化
Zapierなどのアプリケーションを用いれば、複数のアプリケーションを統合してワークフローを自動化することができます。たとえば、新しいリードが追加された場合に、自動的にSalesforceにリードを作成することができます。これにより、手動で作業する必要がなくなり作業時間を節約することができます。
4.Yumoriでプロセスオートメーションを実装しよう
上記のプロセスオートメーションの機能はYumoriですべて実現可能です。
sento.groupでは業務データベースで日常業務からうまれるデータを蓄積し、API, iPaasなどとの連携/自動化プログラムによって蓄積を自動化するサービスYumoriを提供しています。
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5.まとめ
プロセスオートメーションとは、複雑な作業を自動化し、スピードや効率を高める技術のことです。
データベースとプロセスオートメーションを組み合わせることで、データの正確性の向上、業務の効率化、情報の透明性確保などの効果を発揮します。メール自動送信やSlack通知などがよくある機能です。
6.プロセスオートメーションでビジネスを成長させたい方へ
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