こんにちは！sento.group代表の和島です。
会計事務所さんは基本的に多数のクライアントさんに対して会計のサービス項目を提供し、お客様の会計の課題を解決します。
しかし、
- どのクライアントにどれくらい時間を割いてるかわからない
- どの社員がどれくらい時間空いてるかわからない
という課題を抱えている会計事務所さんは多いです。
知り合いの会計事務所さんではクライアントさんのために働いた時間と請求額が対応しておらず、「換算時給が260円に…」ということも実際にありました。これは、現場で仕事をしている社員さんと費用請求する経営側で情報が分断されていることで起きた課題です。
このような課題を抱えた会計事務所さんでも、データドリブン経営をすることで解決できるんです！
そこで本記事では会計事務所のデータドリブン化に向けて会計事務所のよくある課題やその原因を分析した上で、具体的な解決策と成功事例を解説します。デモデータベースとサンプルレポートの紹介もしているので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
会計事務所でよくある課題とは？
会計事務所の課題にはどのようなものがあるでしょうか？ヒアリングしたところ、以下のような課題を抱える会計事務所さんが多いようです。
- どのクライアントにどれくらいの工数を使っているかわからない
- 社員に日報をつけてもらっているけど、うまく活用できていない
- クライアントで稼働時間や請求額にばらつきがあり、不採算になってしまっている顧客がいる”気がする”
- どの社員に空き時間があるかわからなくて、仕事をうまく分配できない
- ムダな業務が多く、本業の会計業務にあてる時間が削られてしまっている
同じような課題を抱えていませんか？
データドリブンで解決しよう！
これらの課題は社内のいろいろな課題が複雑に絡まり合って起きているように思われます。
しかし、実はたった2つの社内の情報をデータ化することで解決できるものなんです！
- 日報情報
- 請求情報
このたった2つの情報さえあれば、上であげた課題は解決できます！
それではどのように解決することが出来るのか紹介していきます。
日報情報
日報で取得したい情報は、以下の4つです。
- どのクライアントに
- 誰が
- 何の業務を
- 何時間行ったか？
すでに使っているタスク管理ツールなどで稼働時間を記録(Asanaなどのタスク管理ツールや、Toggleなんかの時間計測ツールを連携したりするとできます)することが可能です。もしくは、ツールの導入や日報の記入をしていないのであれば、以下のように業務の終わりに日報フォームに入力してもらうことでも時間の集計をすることができます。
日報フォームテンプレートはこちら
請求情報
請求情報で取得したい項目は
- どのクライアントに
- どのサービスで
- いくら請求しているのか
すでにFreee会計や弥生、Misocaなど請求管理ツールをつかっている会社さんであれば過去の請求情報がみられます。
見られるデータ
そのように取得した情報を組み合わせて、さまざまなデータを可視化することができます。
この記事では3つの例をご紹介します！
①クライアントごとの請求金額/工数のデータ
日報情報と請求情報の2つから、クライアントごと 請求金額/工数のデータを出すことが可能です。請求情報の活用で、クライアントごとの工数あたり請求金額を出すこともできます。それによって、不採算なクライアントを明らかにし、業務工数削減や追加請求といった対応が考えられます。
▽クライアントごと 請求金額/工数レポート ※サンプル
②社員別 工数&業務内容データ
日報情報から担当者ごとの業務工数と業務内容のデータを可視化します。それによって社内の業務の偏りや工数をかけすぎている業務に気づき、業務配分の見直しや業務フローの改善につなげることができます。
▽社員別 工数&業務内容レポート ※サンプル
③業界別 請求件数・請求金額
請求情報の入力と取引先情報の分類の情報から業界別の請求件数や請求金額のレポートを出すことができます。業界ごとの請求件数や平均請求金額を知ることで、自社の得意分野や単価の高い業界を分析し、今後の経営方針の決定に活かすことができます。
また、取引先が業界別で分類されていると、業界ごとの請求件数や金額の割合を出すことも可能です。
▽業界別 請求件数・請求金額レポート ※サンプル
その他
日報・請求情報以外にも、取引先の所在地情報を入力すると地域別取引先件数のデータが出力できます！
▽地域別取引先件数 ※サンプル
請求情報を請求月でまとめると月次取引先件数推移のデータが出力できます。
▽月次取引先件数推移 ※サンプル
その他の出力できるデータに興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください！
データドリブンするメリット
このようなデータなら自分でExcelで集計してたけど？という方もいるかもしれません。しかし、毎週の集計作業に膨大な時間がかかっていたのではないでしょうか？
これらのデータは日報と請求情報を入力することで、すべて自動で出すことが出来ます！集計作業を毎週や毎月毎月することなく、分析レポートを得られるようになります。
そうすることで、本来のコア業務である会計士業務に時間を確保することができます！
会計事務所での導入事例
ある会計事務所でyumoriを導入した当初は、不採算クライアントがいることになんとなく気付いていながらも、課題が顕在化していないという状態でした。
しかし、日報・請求情報の入力によってクライアントごとの請求金額/工数のデータを出力したところ、請求金額の時給換算が200円代のクライアントが存在していることが判明しました。
不採算クライアントへの請求を行い、その結果1クライアントあたり4-6万円の補正請求を10社に行い月間50万円の売上向上に成功しました。また、データ集計作業の自動化や業務フローの見直しによって、月間40時間の工数削減にも成功しています。
まとめ
会計事務所でよくあるクライアントごとや担当者ごとの工数・請求金額が不明であるという課題は、日報情報と請求情報というたった2つの情報を入力するだけで解決することができます！データドリブンすることで、集計をすべて自動化し売上向上・業務削減にもつながります。
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